II Международная конференция M.I.C.E «Региональное развитие индустрии встреч», организованная Администрацией города и Конгресс-бюро Екатеринбурга, прошла в Екатеринбурге 9-10 октября 2009 г. И спикеры, и слушатели сошлись во мнении: регионы России обладают огромным потенциалом на рынке встреч. В числе экспертов гостиничного рынка выступила Екатерина Гаранина, генеральный директор ООО «АККОРД Менеджмент Групп».

Конференция стала настоящим центром развития делового туризма, объединившим свыше 100 участников:  представителей вузов, международных профессиональных организаций, городских и областных властей, руководителей компаний различных сфер деятельности в области делового туризма и индустрии встреч. География конференции поражает масштабом:  Италия, Бельгия, Швейцария, Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Казань, Калининград, Пермь, Челябинск, Курган и другие крупные российские города.  

Двухдневная программа конференции включала в себя доклады крупнейших экспертов, ознакомительную поездку по новым конференц-площадкам Екатеринбурга и знакомство с работой Информационно-туристической службы Екатеринбурга.

Ключевые эксперты конференции сошлись во мнении: город  не может рассматриваться как место проведения международных встреч, если в нем нет конгресс-бюро. За рубежом такая структура есть почти в каждом городе. В России на данный момент – только в Екатеринбурге. Это очень мало для такой большой страны, необходима совместная работа регионов, чтобы усилить маркетинговый и информационный эффект на международном уровне.  

Другим обязательным участником рынка встреч является профессиональный организатор конференций – в международной терминологии Professional Conference Organiser, PCO. РСО – компания, профессионально занимающаяся организацией и проведением конференций. По словам Мишеля Нейманна, представителя Международной ассоциации организаторов конференций IAPCO и AIM Group (Италия), если в городе есть качественные конференц-центры, но недостаточно развит сегмент услуг РСО, нет смысла продвигать город на рынке встреч, поскольку даже в случае успешного маркетинга эти встречи некому будет обслужить.  В Европе существует 4-5 крупнейших PCO, и ни один из них до сих пор не представлен в России. И ни одна из российских компаний, действующих как РСО, не является членом IAPCO.

Стив де Вит, профессиональный организатор международных встреч из Бельгии с 20-летним опытом, обратил внимание на важность творческого подхода в работе любого РСО. Если Вы хотите, чтобы встреча была успешной, она должна решать задачи заказчика. А так как задачи всегда конкретны и индивидуальны, то и предлагаемые решения должны быть такими же. В мире существует богатейший опыт форматов проведения встреч, которые можно использовать для разработки собственных предложений. «Нужно представлять город не просто как площадку, а как возможность эффективного решения задач планировщика встреч», - подчеркнул г-н Де Вит. Поэтому профессиональный РСО должен обладать креативностью, знанием способов решения таких задач, знанием возможностей города. Также важно понимать, как люди воспринимают информацию. «Необходимо уметь возбудить и удержать интерес к Вашему выступлению, а это достигается с помощью различных инструментов, в том числе красочными и эффектными презентациями, интерактивами, дискуссиями, интонацией, поведением спикера и др.»

Валерий Симаков, руководитель одного из крупнейших профессиональных организаторов конференций в России «МОНОМАКС КОНГРЕСС-СЕРВИС», отдельно остановился на важности единого понимания терминологии индустрии встреч, в частности, таких терминов, как РСО, DMC, планировщик встреч, конгресс-бюро и другие. Как и в любой отрасли, в MICE-индустрии существует свой профессиональный язык, на котором необходимо говорить, если мы хотим попасть в это сообщество. В настоящее время доля делового туризма составляет около 67% в мировом обороте туризма, и эта доля продолжает расти. Россия занимает лишь 74-ю позицию в рейтинге стран-центров делового туризма и индустрии встреч. Основными факторами привлекательности страны или региона на рынке встреч являются привлекательность и достижения региона в сфере интересов планировщика встреч; удобство средств/возможностей прибытия участников; экономическая стабильность и безопасность; техническая и технологическая возможность обеспечения мероприятия, туристическая привлекательность региона; низкие визовые барьеры. К сожалению, немногие регионы могут похвастаться наличием этих факторов. Для укрепления позиций таких регионов необходимо тесное сотрудничество власти и бизнеса, формирование необходимой инфраструктуры (в т.ч. конгресс-бюро, РСО, DMC), развитие информационной базы, активная работа с планировщиками встреч.

Имидж города на рынке встреч напрямую влияет на его привлекательность для планировщиков встреч и создается всеми участниками рынка встреч города, - подчеркнул Игорь Валиев, директор коммуникационного агентства «ФОРСАЙТ». «Безусловно, мы все должны понимать, что информация – первое, что узнает потенциально заинтересованный турист о городе, и с этой точки зрения должны управлять информационными потоками. В этом должны принимать участия и отдельные предприятия, и органы власти, и ассоциации. А в случае выявления неверных данных необходимо предпринимать меры по их опровержению и устранению», - говорил г-н Валиев.

В секции «Управление и маркетинг конференц-центров» собравшиеся обсудили возможности и потенциал региональных площадок, и их становление как конференц-центров. В рамках кризисных условий для многих заказчиков региональные российские площадки стали интересны ввиду отсутствия больших затрат на их оплату, но в то же время у корпоративных клиентов сократились численность групп и время пребывания, а также уменьшилась частота поездок. В этих условиях рынок стал более конкурентным, и у отелей и конференц-центров появился стимул  и потребность в знаниях о повышении качества предоставляемых ими услуг. Наталья Нестерова, директора IBC Corporate Travel, честно объяснила слушателям, среди которых были и представители российских отелей, по каким критериям их оценивают клиенты. Подтвердилось утверждение – корпоративным клиентам необходимо VIP-обслуживание и внимание ко всем мелочам. Чтобы привлечь клиента, отель должен быть продуман «от и до» – от адекватности постройки и качественного размещения информации о себе в интернете, до расположения розеток в комнате, количества официантов,  удобства парковки и др.

Вадим Прасов, управляющий директор Клубной системы «ГОСТ» (московский холдинг отелей и клубов премиум-класса), отметил, что в регионах в последнее время открывается достаточно много новых отелей. Увеличение количества гостиниц должно происходить только при условии тщательного анализа рынка. Например, можно проанализировать рынок авиаперевозок, чтобы понять, а каков, собственно, пассажиропоток, к примеру, в Кольцово? Насколько увеличивается этот поток ежегодно? Отели какого уровня наиболее востребованы? На объем необходимого отельного строительства всегда влияет транспортная доступность. Без участия транспортников - и прежде всего авиационного бизнеса - не обойтись. В этом регионам нужна поддержка и воля властей.

Екатерина Гаранина, генеральный директор управляющей компании «АККОРД Менеджмент Групп» (Москва), указала на необходимость концептуального комплексного развития инфраструктуры конференц-площадки, начиная с этапа проектирования и на протяжении всего срока ее эксплуатации площадки. Конференц-центр или конференц-отель должны быть максимально удобны для организаторов, отвечать их потребностям, обладать гибкостью и адаптивностью под запросы рынка.

Марина Павленко, генеральный директор ООО «Отели Юста» отметила, что на эффективность продаж влияет такой фактор, как сезонные колебания спроса. Формирование предложения должно осуществляться с корректным учетом этого фактора.

В секции по организации и обслуживанию деловых встреч обсуждали инсентив-туризм и организацию, и обслуживание конгрессов. Наталья Обожина, директор Клуба Путешествий «Крылья», работающая в этом направлении уже около 20 лет,  обратила внимание, что залогом успеха любого мероприятия является тщательное планирование, грамотная работа с потребностями клиента и умение его слышать, а также правильный подбор персонала на организацию мероприятий. «Очень важны мелочи и умение за ними следить. Важно личное участие и ответственность», - объяснила Наталья Обожина.

Но, кроме организационных аспектов важны и особенности культурные, особенно если вы работаете с зарубежными партнерами. Елена Кислова, директор Бизнес-бюро Ассоциации переводчиков, подчеркнула важность использования услуг профессиональных переводчиков, что является залогом взаимопонимания и эффективности любой международной деловой встречи.

Отдельные примеры и приемы организации креативных деловых встреч были представлены Татьяной Никоновой (коммуникационная группа компаний «МедиаПартнер»).  Чтобы деловое мероприятие было успешным, необходимо четко ставить цели, формировать нестандартную концепцию события, использовать все коммуникационные возможности мероприятия. Многие забывают про постпрезентационный период – действия именно в это время позволяют закрепить контакты и установить эффективную обратную связь.

Среди положительных черт городов России, представленных на рынке встреч, были подчеркнуты новизна направления для планировщиков (организаторов) встреч и относительно невысокие затраты, связанные с организацией и проведением встреч. Отдельные города ведут достаточно сильный и грамотный маркетинг, развивают площадки для проведения встреч, формируют необходимую инфраструктуру для  обслуживания мероприятий.

Организаторы благодарят партнеров проекта за неоценимую помощь и содействие! Отдельное спасибо всем участникам, оказавшим нам доверие и выделившим время для посещения конференции!

      Подробная информация о II Международной конференции M.I.C.E. «Региональное развитие индустрии встреч» –  www.ekaterinburg-convention.com.